Zo organiseer je 25% werkdruk weg

School met Glans
Marja Klaver
12 februari 2020
cover epublicatie van werklast naar werklust

Te hoge werkdruk en te weinig tijd voor onderwijskundige taken, zijn veel voorkomende klachten bij leraren. Het is een van de grote uitdagingen in het onderwijs op dit moment. Dit blog geeft een route waarmee je 10 - 25% tijdsdruk weg kunt organiseren met je team. 

Tijd- en stressmanagement vraagt om zelfmanagement.
Samenwerkend als team, bereik je veel.

Want vier moedige mensen, die elkaar niet kennen, zullen aarzelen een gevaarlijke en bedreigende tijger aan te vallen. Vier minder moedige mensen, die elkaar goed kennen en elkaar vertrouwen, zullen een plan maken en samenwerken om de tijger uit te schakelen.

Het vraagt moed en een goed plan om de tijger van de werkdruk te verslaan.
Gaan jullie samen de uitdaging aan?

Vijf stappen voor een plan om werkdruk te verlagen 

1.  Vorm een regiegroep en bepaal een tijdslijn


Vraag 2 teamleden om samen met jou de ‘Regiegroep 10-25%’ te vormen om te onderzoeken hoe je de werkdruk met 10 tot 25% kunt verminderen. Lees de volgende 4 stappen door en maak ze op maat.

Plan twee regiegroep- en twee teamsessies van 0,5 uur. Zo is het hele team betrokken, maar is de regie in handen van een aantal mensen die de uitkomsten handen en voeten geven.

Bepaal wanneer je de werkdruk wilt verminderen: in de tweede helft van dit schooljaar of met ingang van het volgende schooljaar.

Wil je het aanvalsplan echt goed voorbereiden? Mail ons via het reactieformulier hieronder, en je ontvangt als cadeau de e-publicatie Van werkdruk naar werkgeluk. Met praktische testen, waarmee je exact kunt meten waar de werkdruk vandaan komt. Laat alle teamleden de testen invullen en neem de resultaten mee in jullie sessies.

2. Teamsessie 1 -  
    De team-top 5 van energiegevers en energievreters


Elk teamlid maakt een eigen lijstje van de eigen niet-lesgebonden taken en noteert hoeveel tijd de taken wekelijks vragen.
Ieder maakt een top 3 van energiegevende en een top 3 van energieverslindende taken.

Maak groepjes van 3 teamleden, die elkaar hun top 3 vertellen.
Elke unieke taak komt op een gele post-it met de uren per week, met een plus voor een energiegevende en een min voor energieverslindende taak.
Komt een taak bij meerdere teamleden voor, krijgt die taak evenzoveel streepjes.

Plak alle briefjes met plus en met min onder elkaar.
Is de lijst te lang, dan maakt ieder uit de verzamellijst een top 5, waarvan nummer vijf één punt krijgt en nummer één vijf punten. Tel alle punten bij elkaar op. Zo krijg je een team top-5 van de grootste energieverslinders en de grootste energiegevers.

3. Regiegroep sessie 1 - Het aanvalsplan op de tijger van de werkdruk


Bekijk de geeltjes. Reflecteer op de teamsessie. Wat geeft energie en wat slurpt energie op? Waar houdt de tijger zich schuil?
Omschrijf het op te lossen probleem zo precies mogelijk.

Kies uit een of meer van de onderstaande aanvalsstrategieën voor de tweede teamsessie:

  • Neem de top 5 van energieverslinders. 
    Stel dat je deze taak zou schrappen? Zou er dan werkelijk iets misgaan? Wat? Zou je kunnen oplossen met de helft minder tijd of een andere aanpak? Bijvoorbeeld door de taak te verdelen? Of er meer tijd voor te nemen?
  • Brainstormen, neem de tijd om oplossingen te verzamelen. Er is in dit stadium geen 'goed' of 'fout'.
  • Verruim je blikveld door van perspectief te wisselen
    Welke ideeën zou bijvoorbeeld een kind, ouders, je schoonmoeder, de minister van onderwijs of de directeur van de koekjesfabriek aandragen?
  • Neem een ander uitgangspunt in.
    Bekijk het probleem vanaf de maan, alsof je een mier bent of iemand uit de vorige of de volgende eeuw? 
  • Gebruik ‘stel dat’-vragen.
    Stel je bent een Eskimo of een Afrikaan, wat zou je dan doen om dit probleem op te lossen?
  • Bepaal je definitieve aanvalsplan en verdeel de taken voor de teamsessie.
4.  Teamsessie 2 - 
     Verzamelen van aanvalsplannen voor verlaging van de werkdruk en vermindering van stress


Schrijf alle verschillende ideeën op, beoordeel ze niet, stimuleer om out-of-the-box te denken.
Kwantiteit staat centraal, de kwaliteit komt in stap 5.

5. Regiegroep sessie 2 - Bepaal de aanvalsstrategie   


Beoordeel in de regiegroep de verschillende aanvalsplannen. Selecteer de meest effectieve strategieën om de werkdruk met 10-25% te verminderen. Maak een definitief aanvalsplan en leer samen of je de tijger onder controle krijgt.

Resultaat - minder werkdruk

Dit levert je 2 inspirerende teamsessies op. Je stimuleert samenwerking en teamwork. Teamleden voelen zich gehoord en gezien. Samen dring je de werkdruk terug en ben je actief bezig om stress te verminderen. Daarmee oefen je invloed uit op de inhoud van je werk en ben je medeverantwoordelijk voor het resultaat.

Heb je een mooi aanvalsplan? Een goed idee om de werkdruk te verminderen? Je doet mij en andere schoolleiders die dit blog lezen een groot plezier, wanneer je de parels deelt. Zo kunnen we van elkaar leren. Als je ze aan me mailt, verzamel ik ze en komen ze in een nieuw blog aan de orde. Want van gelukkige leraren leren kinderen de mooiste dingen, om met Loesje te spreken.

Ondersteuning

Wil je ondersteuning bij het verminderen van de werkdruk? Dan is onze workshop Van werklast naar werklust echt iets voor jullie. De workshop is gecertificeerd door Registerleraar. In 3,5 uur weet je als deelnemer waar jouw onnodige werkdruk vandaan komt. Je krijgt nieuwe strategieën en een portie goede moed waarmee je je zelfmanagement versterkt.

Reageren?