5 stappen naar win-win
We onderhandelen vaker dan we misschien wel denken. Elke keer als je overeenstemming wilt bereiken, ben je in onderhandeling.
Als schoolleider is het belangrijk dat je jouw rol als leider goed inzet. Met als doel de samenwerkingsrelatie te versterken en tegelijkertijd een klimaat te scheppen waarin ook lastige zaken open en eerlijk besproken kunnen worden. Zo komt iedereen eruit als winnaar.
Deze 5 stappen leiden je naar een win-win uitkomst.
Waarom win-win
Zet je ‘win-win’ af tegen ‘verlies-win’ of ‘win-verlies’, dan zie dat ‘win- win’ de werkrelatie duurzaam versterkt, omdat de oplossing voor beiden goed is. Win-win is echt het betere alternatief. En - dit lijkt misschien een subtiel verschil maar is essentieel - het begint bij jouw mindset. Neem ‘denken in win-win’ bewust als startpunt, juist omdat je een gemeenschappelijk belang deelt.
Wat is win-win
Win-win betekent dat je, bij een verschil van inzicht of belang, op zoek gaat naar een oplossing, die tegemoet komt aan dat wat voor jou én voor de ander essentieel is. Je kunt als schoolleider een beslissing afdwingen op basis van je positie. Echter, hiermee laat je de ander verliezen. Dat nodigt de ander dan weer uit om als het even kan jou te laten verliezen. Juist daardoor versterkt een win-win uitkomst de samenwerkingsrelaties.
Hoe kom je tot win-win
Deze 5 stappen, geïllustreerd in de casus van Eva, zijn essentieel voor win-win.
Eva, leraar van groep 7, komt de kamer binnen van Karin, de directeur, en vertelt dat ze de komende woensdag niet terug wil komen voor de vergadering. Het is weer op net die ene dag dat ze niet werkt.
1. Kondig je win-win strategie aan
Vertel voordat je het gesprek begint dat je intentie is te komen tot een win-win oplossing.
Karin; ‘ Ga even zitten dan hebben we het erover. Ik wil graag een oplossing, die goed is voor ons alle twee. Eva antwoordt zuinig: ‘Ik weet niet of dat wel kan.’ Karin zegt ‘Daar ga ik wel van uit’.
2. Vraag, luister en vertel
Vraag wat voor de ander essentieel is. Welk belang of welke behoefte komt in de knel. Luister en vraag door tot je begrijpt wat de ander beweegt. Vat de essentie samen, vraag of je het goed begrepen hebt en vertel daarna wat voor jou van essentieel belang is in deze situatie.
‘Eva, wat is de grootste reden, dat je niet wil terugkomen?’ ‘Nou’, zegt Eva, ‘dat zijn er eerlijk gezegd een paar. Het is de tweede keer deze maand dat ik moet terugkomen. Mijn groep is ook al zo bewerkelijk, waardoor ik op andere dagen vaak laat thuis ben. En de bouwvergadering kan heel goed zonder mij. Ik kom in de knel met de thuissituatie, ik moet steeds oppas zoeken en mijn kinderen roepen “Moet je nu al weer naar school?”!’ Karin vraagt of het in essentie vooral om de kinderen gaat, die vinden dat ze teveel weg is. ‘Dat klopt’, zegt Eva.
Karin wil dat iedereen op de maandelijkse combi van bouw- en teamvergadering komt om met ieders inbreng er goede bijeenkomsten van te maken. ‘Deze afspraak hebben we eind vorig schooljaar met een grote meerderheid gemaakt en de bijeenkomsten zijn steeds op andere werkdagen gepland. Ik vind jouw inbreng belangrijk. En ik wil echt geen situatie waarin ieder komt als het hem of haar past in de eigen agenda. Deze bijeenkomsten zijn belangrijk, we dragen samen de school; je aanwezigheid doet er echt toe, Eva.’
3. Wissel open en eerlijk uit wat wel en wat niet bespreekbaar is
Leg op tafel wat voor jou bespreekbaar is en wat voor jou niet bespreekbaar is. Stel daarna de vraag aan de ander. Als alles op tafel ligt, focus je op de essentiële thema’s, waar de win-win oplossing aan tegemoet moet komen.
Voor Karin is extra ondersteuning voor groep 7 bespreekbaar. Het afzeggen van de bouwvergadering niet. ‘Voor feedback op de kwaliteit van de vergadering, sta ik open, ik wil graag besprekingen van hoge kwaliteit, waarvan iedereen ervaart dat het belangrijk is wat we bespreken en dat ieders mening er toe doet’.
Eva wil heel graag duidelijkheid over het aantal keren dat ze in een schooljaar op haar vrije dag terug moet komen. Ze heeft gezien dat het voor dit schooljaar 5 keer is, dat is voor haar (en vooral voor haar kinderen), meer dan genoeg, toch komt er steeds iets bij. En ze wil heel graag ondersteuning bij het extra werk van groep 7, zodat ze op tijd naar huis kan.
4. Verwoord samen een aantal mogelijke oplossingen
Gebruik ieders ideeën en inbreng. Verwoord samen een aantal mogelijke oplossingen. Samen brainstormen, helpt je aan nieuwe ideeën. De kunst is om slimme open vragen te stellen, die iedereen aan het denken zetten in nieuwe richtingen.
Karin verwoordt verschillende mogelijke oplossingen. ‘Ik neem de zware belasting, die groep 7 nu met zich meebrengt, serieus. Wil je dat met de IB’er opnemen? Is dat oké? Je kunt je kinderen meenemen naar de BSO en kijken welk programma ze woensdagmiddag hebben. Je kritische noot delen in de bouw- en teambijeenkomst is waardevol. Ik vind je inbreng en aanwezigheid essentieel’. ‘Dat kan best zijn’, antwoord Eva, ‘maar het mag niet ten koste van alles gaan.’ ‘Eva, wat zie jij voor mogelijke oplossingen?’
Eva zegt ‘Ik kan de vergaderingen verdelen met mijn collega uit groep 6. We kunnen de vergaderingen samen voorbereiden en nabespreken. Dat scheelt voor ons beiden de helft van de tijd en we overleggen op ons gezamenlijke werkdag. Ik kan woensdag thuis ook telefonisch bereikbaar zijn, dan kunnen ze me bellen. Ik kan ook alleen terugkomen voor de verplichte vergaderingen en studiedagen. Dan wil ik wel heel graag tegen andere zaken ‘nee’ zeggen of compenseren door niet naar en verplichte vergadering te komen.’
5. Overweeg de verschillende mogelijkheden en neem een besluit
Bespreek de verschillende mogelijkheden, streep af en combineer tot je een oplossing vindt, waar beiden zich in kunnen vinden en die tegemoet komt aan ieders belang.
Karin vindt het verdelingsvoorstel en thuis beschikbaar zijn geen goed idee. Ze wil dat iedereen er is. Ze vindt het voorstel voor compensatie, om niet meer terug te komen dan in het jaarrooster is afgesproken mogelijk een goed idee. Daar gaat ze over nadenken, niet alleen voor Eva maar ook voor andere collega’s.
Karin vraagt Eva met de IB’er te onderzoeken, welke ondersteuning passend is voor groep 7 en hoe Eva haar werkuren kan verminderen. Eva heeft daar wel oren naar. Voor Eva biedt het BSO-programma mogelijk soelaas voor komende week. Dat wil ze overleggen met haar kinderen. Zo niet, wil ze toch graag thuis blijven. Karin geeft aan daar grote moeite mee te hebben.
Karin gaat met het MT brainstormen over zowel de evaluatie als de verschillende mogelijkheden om de kwaliteit van de bouw- en teamvergadering te versterken.
En wat als je er toch niet uitkomt
Kom je er samen toch niet uit, dan heb je in ieder geval meer inzicht gekregen in elkaars belangen en gedachten. Dan rest jullie ‘to agree to disagree’ en zal de een meer winnen en de ander meer verliezen. Doordat je beide standpunten en belangen hebt gehoord en onderzocht, kun je een betere afweging maken voor de uiteindelijke keuze.
Als blijkt dat Eva niet terug wil komen - haar kinderen zeggen ‘beloofd is beloofd’ - komt deze stap in beeld. Voor Karin blijft het niet onderhandelbaar dat Eva niet komt. Karin had dit niet mogen beloven aan haar kinderen.
Wat zou jij doen als je Karin was? Maak je een uitzondering op de regel of blijf je op het standpunt staan en zeg je ‘Eva verzin een list, ik wil echt graag dat je komt’. Voor beide is wat te zeggen. Voor een nieuw win-win gesprek ook.
Je win-win strategie versterken?
Heb je zelf een lastige casus en wil je graag sparren over de strategie voor een oplossing? Vraag een inspiratiesessie aan .
Of heb je mensen in je team die vaak met elkaar in de clinch liggen? Zij kunnen een kortdurend coachingtraject volgen.
En zo loopt het af met Karin en Eva
Eva heeft er gelukkig een mouw aan kunnen passen. Ze heeft de kinderen de keus gelaten; mee naar school, de BSO of de oppas en zij gaat hun favoriete eten maken. Het team heeft het beleidsvoorstel van Karin voor het verplicht terugkomen met goedkeuring en een enkele wijziging unaniem aangenomen. In elke vergadering staat de inhoud en het uitwisselen centraal. Regelzaken komen aan het einde en informatie wordt schriftelijk uitgewisseld. Eva en de IB’er zijn een paar ideeën aan het uitwerken om Eva in groep 7 te ontlasten.